Cómo Responder Rapidamente a Pedidos Por Email
Entre los documentos de ejemplo incluidos por defecto con hoteldruid hay dos tipos de correo
electrónico, uno para responder a consultas de disponibilidad y otro para confirmar una reserva, cada
uno tiene una versión en español y otra en inglés. Si los documentos por defecto han sido modificados o
eliminados, pueden ser restaurados desde la página de backup de los documentos. Estos dos documentos, en
particular, nos permiten generar rápidamente respuestas con los datos solicitados por el cliente y enviarlas
directamente desde hoteldruid.
El texto del mensaje puede ser personalizado, ya sea el que se utiliza como plantilla para generar
todas las emails, o el de una particular email antes de ser enviada. Para personalizar las emails se puede
en primer lugar insertar los datos de nuestra estructura en "configurar y personalizar", a partir de nuestra
dirección de correo electrónico que aparecerá como remitente. Más abajo en la sección "Documentos",
siempre en la página "configurar y personalizar", si se ha iniciado la sesión como usuario administrador,
se puede hacer clic sobre un número de documento y una página como ésta aparecerá:
Aquí se puede cambiar el asunto y el cuerpo del mensaje que se usará como una plantilla para las
emails. Dentro del recuadro que contiene el texto del correo electrónico se pueden utilizar algunas
variables, entre paréntesis cuadras, que serán reemplazadas con los valores introducidos, por ejemplo en
la email por defecto para consultas de disponibilidad se encuentran las variables [fecha_inicial],
[fecha_final], [num_personas_tot], etc. Una lista de todas las variables predefinidas está presente encima
del recuadro de texto. Después de editar el texto de la email, no se olvide guardar los cambios. También se
puede adjuntar un archivo al correo electrónico, por ejemplo un folleto con la respuesta de disponibilidad o
un mapa con las indicaciones para llegar con el mensaje de confirmación.
Cuando llega una solicitud de disponibilidad a través del correo electrónico, por ejemplo desde un
portal de Internet, podemos usar el formulario para comprobar la disponibilidad en el menú principal.
Seleccionar allí las fechas de llegada y salida solicitadas y eventualmente introducir el número de
personas, se nos presentará una página con todas las tarifas disponibles y sus precios. En esta página, en
la parte inferior, seleccionar el documento "Email disponibilidad" y la tarifa a aplicar, de manera que se
generará un correo electrónico en el que habrà que añadir sólo el nombre y la dirección del cliente antes de
enviarlo. Si el pedido proviene del proprio sitio web a través de la página de disponibilidad generada por
hoteldruid, se puede responder directamente desde la tabla de los mensajes seleccionando el documento
"Email disponibilidad", se generará un correo electrónico ya rellenado con todos los datos introducidos por
el cliente.
Una vez que la reserva ha sido insertada, se puede enviar la confirmación con el documento "Email
confirmación", generado desde la página donde se modifica la reserva. Esta email tiene también un enlace a
la página web, generada por hoteldruid, para confirmar la reserva en línea mediante el pago de la fianza.
Este enlace debe ser modificado mediante la sustitución de la dirección con la real de la página web (o hay
que eliminarlo si no se ha generado esta página web). Para cambiar o eliminar el enlace se puede proceder
como se explicó anteriormente cuando se ha cambiado el texto de la plantilla del correo electrónico
("menú principal" -> "configurar y personalizar" -> hacer clic sobre el número del documento en la
sección "Documentos").
Por supuesto también se pueden crear otros documentos en formato de correo electrónico, además de los
predefinidos, por un ejemplo para confirmar la recepción de un pago o una para enviar ofertas especiales
a todos los clientes (en este caso se puede seleccionar el documento con la email desde debajo de la tabla
con todas las reservas).