Come Rispondere Rapidamente a Richieste Via Email
Tra i documenti di esempio inclusi di default con hoteldruid vi sono due tipi di email, uno per
rispondere a richieste di disponibilità e l'altro per confermare una prenotazione, ognuno di essi ha una
versione in italiano ed una in inglese. Nel caso in cui fossero stati modificati o cancellati,
i documenti di default possono essere ripristinati dalla pagina di backup dei documenti. Questi due
documenti in particolare ci permettono di generare rapidamente delle risposte con i dati richiesti dal
cliente e di spedirle direttamente da hoteldruid.
Il testo delle email può essere personalizzato, sia quello utilizzato come modello per generare tutte
le email che quello di ogni singola email prima che essa venga spedita. Per personalizzare le email possiamo
prima di tutto inserire in "configura e personalizza" i dati della nostra struttura, a partire dal nostro
indirizzo email che comparirà come mittente. Più in basso nella sezione "documenti", sempre nella pagina
"configura e personalizza", se stiamo utilizzando hoteldruid come utente amministratore possiamo poi
cliccare sul numero del documento, ci apparirà una pagina simile a questa:
Qui si può modificare il soggetto ed il corpo del messaggio da utilizzare
come modello delle email. All'interno del riquadro che contiene il testo della email si possono utilizzare
delle variabili racchiuse tra parentesi quadre che verranno poi sostituite con i valori immessi, per esempio
nella mail di default per le richieste di disponibilità sono presenti le variabili [data_inizio],
[data_fine], [num_persone_tot], ecc. Un elenco con tutte le variabili predefinite è presente sopra al
riquadro di testo. Una volta modificato il testo dell'email ricordarsi di salvare le modifiche. E' possibile
anche aggiungere un attachment all'email, per esempio un depliant informativo con la mail di disponibilità o
una mappa con le indicazioni per raggiungerci con la mail di conferma prenotazione.
Quando una richiesta di disponibilità arriva direttamente via email, per esempio attraverso una
agenzia internet, possiamo utilizzare il formulario per il controllo di disponibilità nel menù principale.
Selezioniamo lì le date di arrivo e partenza richieste ed inseriamo eventualmente il numero di persone, ci
verrà presentata così una pagina con tutte le tariffe disponibili e i rispettivi prezzi. In questa pagina,
in basso, selezioniamo il documento "Email disponibilità" e la tariffa da applicare, di modo che venga
generata una email cui basterà aggiungere solo il nome e l'indirizzo del richiedente prima di spedirla. Se
invece la richiesta di disponibilità arriva dal nostro sito attraverso la pagina internet per la
disponibilità di hoteldruid, è possibile rispondere direttamente dalla tabella dei messaggi selezionando il
documento "Email disponibilità", verrà così generata una email con i dati immessi dal cliente.
Una volta inserita la prenotazione potremo inviarne conferma tramite il documento "Email conferma",
accedendovi dalla pagina di modifica della prenotazione. Questa email presenta anche un link alla pagina
internet per confermare la prenotazione pagando on-line la caparra, questo link andrà modificato
rimpiazzando l'indirizzo con quello reale della vostra pagina internet (o rimosso nel caso non abbiate
generato tale pagina). Per modificare o rimuovere il link si può procedere come spiegato in precedenza per
modificare il testo del modello della email ("menù principale" --> "configura e personalizza" --> click sul
numero del documento nella sezione "documenti").
Naturalmente si possono creare anche altri documenti in formato email oltre a quelli presenti di
default, per esempio per confermare l'avvenuto ricevimento di un pagamento o per inviare offerte speciali a
tutti i clienti (in questo caso si può selezionare il documento con l'email da sotto alla tabella con tutte
le prenotazioni).
