Descrizione dei Documenti
Hoteldruid permette la stampa di documenti inseriti dall'utente. Questi documenti possono
rappresentare contratti di locazione, ricevute fiscali, moduli per le autorità pubbliche, riassunti
per il personale dell'albergo o qualsiasi altro documento da stampare con i dati presenti in
hoteldruid. Infatti si possono inserire nei documenti delle variabili predefinite che contengono
i dati delle prenotazioni e dei clienti.
Le variabili sono contraddistinte dall'essere racchiuse tra parentesi quadre. La loro lista
completa è disponibile quando si modifica un documento da "configura e pesonalizza" e contiene,
oltre a quelle predefinite, quelle aggiunte dall'utente. L'utente infatti può aggiungere delle
variabili personalizzate che cambiano il loro valore a seconda di quello di altre variabili. Si può
creare per esempio una variabile [camere] che assuma il valore "una camera" se la tariffa
selezionata corrisponde a una doppia, "due camere" se la tariffa corrisponde a una tripla.
I documenti possono avere quattro formati diversi. Il primo formato è quello HTML e permette la
visualizzazione del documento direttamente all'interno del browser. Il secondo è quello RTF che ha
il vantaggio, rispetto all' HTML, di poter definire i margini delle pagine da stampare poichè i
file RTF vengono visualizzati all'interno di elaboratori di testo come Word o OpenOffice. Il terzo
formato è il testo semplice, utile se si devono salvare dei file preformattati in xml o simili.
L'ultimo formato disponibile è quello email che consente l'invio di messaggi email
direttamente da hoteldruid. A tale scopo il server su cui viene eseguito hoteldruid deve essere
adeguatamente configurato per permettere l'invio di email. Il messaggio avrà come testo predefinito
quello del documento ma potrà essere modificato prima della spedizione. Il destinatario predefinito
sarà l'indirizzo email del cliente, se presente. E' anche possibile salvare un file da allegare
all'email, il che può essere utile per allegare mappe o immagini.
I documenti in formato HTML o RTF possono essere salvati come file sul server dove funziona
hoteldruid. La seconda parte dei nomi dei file sarà composta dall'anno e da un numero
progressivo rispetto all'ultimo file presente nella directory dove questi vengono salvati. Questo
numero progressivo sarà disponibile, come variabile, anche all'interno del documento, rendendo
possibile la registrazione di serie di fatture.
Si può visualizzare sia il documento di una sola prenotazione che quelli di più prenotazioni
assieme. Per esempio dalla pagina con tutte le prenotazioni possiamo selezionare, anche
temporalmente, le prenotazioni di cui vogliamo vedere il documento e poi scegliere il documento da
visualizzare. In questo caso, se il testo del documento non ha limiti per le sezioni da ripetere,
il documento verrà ripetuto interamente per ogni prenotazione, e con documento in formato email si
potranno spedire tante email diverse quante sono le prenotazioni. Se invece il testo contiene dei
limiti per la ripetizione solo le sezioni delimitate verranno ripetute, e con formato email potremo
spedire una unica email con tutti gli indirizzi dei clienti nel campo del destinatario. Nelle
parti del documento che non vengono ripetute si possono inserire alcune variabili il cui valore
contiene la somma dei valori di tutte le prenotazioni.
Un altro modo per avere delle ripetizioni all'interno del documento è quello di creare un
ciclo con i valori di una variabile del documento contenuti in un array. Per esempio si può
assegnare all'array in modo predefinito i valori delle date comprese tra quelle selezionate,
creando un ciclo che si ripete per ogni data.
Si possono anche creare delle parti di documento da ripetere all'interno di ogni
prenotazione, in modo da generare delle liste con le variabili disponibili. Per esempio tutte le
variabili che finiscono con "_ospite" possono essere utilizzate per creare la lista con i dati
degli ospiti. In questo modo si possono creare anche le schedine alloggiati da inviare alle
questure della Polizia di Stato o i modelli per l'Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT),
a tal fine sono disponibili dei documenti esemplificativi tra quelli predefiniti di hoteldruid:
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